Polityka prywatności Fundacji Instytut Fotografii FORT 

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Fundacja Instytut Fotografii FORT z siedzibą w Warszawie (02-634), ul. Władysława Szpilmana 6, wpisana do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji oraz Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej oraz Rejestru Przedsiębiorców KRS pod numerem 0000638516, NIP: 5213749411, REGON: 365493161 (dalej: „Administrator” lub „Fundacja”).

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych prosimy o kontakt bezpośrednio z Administratorem pod adresem e-mail: biuro@fiff.org.pl.

2. Czym są dane osobowe

Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

Fundacja przetwarza w szczególności następujące kategorie danych osobowych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres IP, a w uzasadnionych przypadkach również dane takie jak adres zamieszkania, data urodzenia, numer rachunku bankowego (np. w przypadku darowizn) lub inne dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy.

W przypadku współpracy artystycznej lub kuratorskiej Fundacja może przetwarzać także informacje dotyczące dorobku artystycznego, wystaw, publikacji lub pełnionych funkcji.

3. Podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
• ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Dane osobowe przetwarzane są na następujących podstawach prawnych:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – na podstawie udzielonej zgody,
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w celu zawarcia lub realizacji umowy albo podjęcia działań przed jej zawarciem,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu realizacji statutowych zadań Fundacji, prowadzenia korespondencji oraz w innych przypadkach prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

4. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w szczególności w celu:

• prowadzenia korespondencji,
• zawierania i realizacji umów o współpracę,
• organizacji wydarzeń (m.in. wystaw, warsztatów, seminariów, webinarów),
• prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych Fundacji,
• obsługi darowizn,
• realizacji obowiązków księgowych, podatkowych i archiwalnych.

5. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności prawo:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych – w zakresie przewidzianym przepisami,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody).

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

6. Kontakt i realizacja praw

Wnioski dotyczące przetwarzania danych osobowych można kierować na adres e-mail: biuro@fiff.org.pl.

Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od otrzymania wniosku.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Fundacją wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, w szczególności:

• podmiotom świadczącym obsługę IT i hosting,
• podmiotom świadczącym obsługę księgową, prawną lub bankową.

Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia, zgodnie z art. 28 RODO.

Dane mogą być również przekazywane organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

8. Przekazywanie danych poza UE

Co do zasady Fundacja nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

W przypadku korzystania z narzędzi zewnętrznych, takich jak serwisy społecznościowe (np. Facebook, Instagram) lub narzędzia analityczne (np. Google Analytics), dane mogą być przekazywane do państw trzecich zgodnie z zasadami określonymi przez dostawców tych usług oraz obowiązującymi przepisami prawa, w tym na podstawie decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych.

9. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa lub okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

W szczególności:

• dane związane z umowami – przez okres trwania umowy oraz po jej zakończeniu przez czas wymagany przepisami prawa,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej cofnięcia,
• dane przetwarzane w celach księgowych i podatkowych – przez okres wynikający z przepisów.

10. Wydarzenia organizowane przez Fundację

W przypadku rejestracji na wydarzenia organizowane przez Fundację (np. warsztaty, szkolenia, webinary) dane osobowe przetwarzane są w celu organizacji i realizacji wydarzenia, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a lub b RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału w wydarzeniu.

11. Newsletter i komunikacja informacyjna

Jeżeli Fundacja wysyła newsletter lub inną formę komunikacji informacyjnej, dane osobowe przetwarzane są na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie.

12. Darowizny

W przypadku przekazywania darowizn dane osobowe darczyńców przetwarzane są w zakresie niezbędnym do obsługi darowizny, prowadzenia dokumentacji księgowej oraz realizacji obowiązków prawnych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO.

13. Obowiązek lub dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do zawarcia umowy, udziału w wydarzeniu lub realizacji innych działań Fundacji.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.

15. Postanowienia końcowe

Niniejsza polityka prywatności obowiązuje od dnia 9 stycznia 2026 r. i może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów prawa lub sposobów przetwarzania danych.